Tystnadskultur: mötesprotokoll och samtalsstöd för arbetsmiljömöten

Tystnadskultur – mötesprotokoll och samtalsstöd för arbetsmiljömöten är en protokollmall inom BU:s Arbetsmiljökoll som hjälper chefer, medarbetare och skyddsombud att föra en strukturerad dialog om tystnadskultur på arbetsplatsen. Underlaget är anpassat för ett arbetsmiljömöte på cirka 30–40 minuter och syftar till att synliggöra vad som gör det lättare eller svårare att lyfta risker, misstag och problem i vardagen.

Dokumentet inleds med en gemensam ram där fokus ligger på arbetssätt och hinder, inte på att bedöma enskilda personer. Mötesledaren får tydliga instruktioner om att ge betänketid, möjliggöra att avstå från att svara, lyssna utan att försvara samt att dokumentera gemensamma iakttagelser och åtgärder utan att ange vem som sagt vad. Det betonas också att tystnad i rummet inte i sig betyder att problem saknas.

• Fem mötesfrågor om bemötande, kontaktvägar (inklusive alternativ om frågan gäller närmaste chef), återkoppling, svåra arbetsmiljöfrågor och hinder samt val av första konkreta förbättring.
• Stöd för synpunkter utanför gruppmötet och påminnelse om att akuta risker ska hanteras direkt enligt ordinarie rutiner.
• Åtgärds- och uppföljningsdel med prioritering av upp till tre åtgärder, ansvarig, slutdatum och uppföljningssätt.

Underlaget är ett samtalsstöd och ersätter inte verksamhetens rutiner för risker, tillbud eller personärenden.