Generell arbetsmiljöplan — när räcker en standardmall?

Generell arbetsmiljöplan — en lättnad för återkommande jobb

Om du är serviceentreprenör som utför samma typ av arbete, hos samma kund, vecka efter vecka, vet du hur det känns: ska det verkligen tas fram en ny arbetsmiljöplan varje gång du byter en fläkt, lagar ett tak eller servar en installation? Svaret är nej — inte nödvändigtvis. AFS 2023:3 öppnar för något som kallas generell arbetsmiljöplan, och den är gjord för just din situation.

Läs mer om vad en arbetsmiljöplan i byggprojekt ska innehålla.

Vad är en generell arbetsmiljöplan?

En generell arbetsmiljöplan är en arbetsmiljöplan som täcker flera olika byggnads- eller anläggningsarbeten samtidigt, istället för att vara knuten till ett enskilt projekt. Den fungerar som ett paraply: en plan som gäller för en serie likartade, återkommande jobb under en angiven tidsperiod.

Tänk dig en serviceentreprenör som utför löpande underhåll åt en fastighetsägare. Samma typ av arbete, samma sorts risker, samma beställare. Istället för att ta fram en ny plan för varje enskilt uppdrag kan en generell arbetsmiljöplan täcka alla de jobben.

Fem villkor som måste vara uppfyllda

Enligt 11 kap. 13 § AFS 2023:3 kan en generell arbetsmiljöplan användas för olika byggnads- och anläggningsarbeten, men bara om samtliga av följande villkor är uppfyllda:

• Arbetena utförs under en viss angiven tidsperiod. Planen måste ha en tidsram — den kan inte vara öppen i all evighet.
• Arbetena beställs av samma byggherre. Alla jobb som planen täcker ska komma från samma beställare.

Läs mer om byggherrens ansvar i ett byggprojekt.

• Varje enskilt arbete pågår i högst två dagar. Så snart ett jobb tar längre än två dagar faller det utanför den generella planen.
• Arbetena är i huvudsak likadana. Det ska handla om samma typ av arbete, inte vilt skilda uppdrag som råkar ha samma beställare.
• Arbetena återkommer ofta och har liknande förutsättningar. Det ska finnas ett mönster — inte vara enstaka, unika insatser.

Det allmänna rådet till paragrafen ger ett bra exempel: återkommande underhållsarbeten som pågår kort tid, där byggherren redan har övergripande styrning av den fasta verksamheten. Det beskriver exakt den situation som många servicetekniker och underhållsentreprenörer befinner sig i.

När fungerar det inte?

Generell arbetsmiljöplan är inte en genväg för att slippa tänka. Den fungerar inte om det enskilda arbetet är mer komplext eller riskfyllt än vad som normalt förekommer, eller om förutsättningarna skapar ovanliga risker.

Säg att du normalt servar ventilationsanläggningar i kontorsfastigheter. Det är ett återkommande, likadant jobb och en generell arbetsmiljöplan fungerar utmärkt. Men en dag handlar uppdraget om att serva en anläggning i en miljö med asbest, eller i ett utrymme som kräver arbete på hög höjd utan ordinarie fallskydd. Då räcker inte den generella planen — du behöver en specifik arbetsmiljöplan för det jobbet.

Tumregeln: om du kan utföra arbetet utan att stanna upp och tänka ”det här är annorlunda”, håller den generella planen. Om något avviker — i risk, i miljö, i komplexitet — behöver du ta ett steg tillbaka och bedöma om en separat plan krävs.

Vad ska en generell arbetsmiljöplan innehålla?

Enligt 11 kap. 14 § ska en generell arbetsmiljöplan innehålla följande:

• Organisation och arbetssätt — hur arbetet organiseras och vilka rutiner som gäller
• Ordnings- och skyddsregler — de regler som gäller på arbetsplatserna
• Samordning med annan verksamhet — hur arbetet samordnas med den verksamhet som pågår på platsen
• Åtgärder för arbeten med särskild risk som kan förutses — de risker som typiskt förekommer vid den här typen av arbete
• Hur oidentifierade risker ska omhändertas — en rutin för vad som händer när du stöter på något oväntat

Den sista punkten är särskilt viktig. En generell plan kan inte förutse allt. Därför kräver regelverket att planen beskriver hur du hanterar risker som inte var kända i förväg. Det är inte ett kryphål — det är en säkerhetsventil.

BAS-P och BAS-U behövs fortfarande

En vanlig missuppfattning är att en generell arbetsmiljöplan innebär att man slipper utse BAS-P och BAS-U. Det stämmer inte. Skyldigheten att utse byggarbetsmiljösamordnare gäller oavsett vilken typ av arbetsmiljöplan som används.

Läs mer om när BAS-P och BAS-U behövs.

Däremot kan den praktiska bördan minska. Om det bara finns en enda entreprenör i projektet — vilket ofta är fallet vid den typ av servicejobb som en generell plan täcker — gäller de förenklade kraven för BAS-U som ensam entreprenör. Det betyder att flertalet av de detaljerade samordningskraven i 4 kap. faller bort.

Läs mer om BAS-U:s ansvar och arbetsuppgifter.

I kombination med en generell arbetsmiljöplan innebär det en avsevärd administrativ lättnad: en plan som täcker alla likadana jobb under en period, och förenklade BAS-U-krav eftersom du är ensam entreprenör. Det är regelverkets sätt att vara proportionerligt.

En standardmall är inte samma sak

Det är värt att skilja mellan en generell arbetsmiljöplan och en standardmall. En standardmall är ett tomt formulär som fylls i för varje projekt. En generell arbetsmiljöplan är ett färdigt dokument som gäller för flera projekt.

Skillnaden är att den generella planen redan är ifylld och beslutad. Den beskriver den konkreta situationen: den här typen av arbete, hos den här beställaren, under den här perioden, med de här riskerna och åtgärderna. En standardmall gör ingenting av det förrän någon fyller i den — och om ingen gör det finns det ingen plan alls.

Gör det enkelt för dig själv

Om du utför återkommande, kortvariga arbeten åt samma beställare är den generella arbetsmiljöplanen en av de mest praktiska möjligheterna i AFS 2023:3. Men den kräver att du gör jobbet en gång — ordentligt.

• Ta fram planen tillsammans med beställaren. Det är beställarens verksamhet du arbetar i, och beställaren har ofta bäst koll på lokala förutsättningar.
• Var specifik om vilka arbeten planen gäller för. ”Allt underhåll” är för brett. ”Löpande service av ventilationsanläggningar i fastighet X, Y och Z” fungerar bättre.
• Sätt en tidsperiod och revidera. En generell plan är inte evig. Sätt en giltighetstid och gå igenom den regelbundet.
• Ha en tydlig rutin för avvikelser. Det enskilda jobb som avviker från det normala behöver en egen bedömning. Se till att alla vet när den generella planen inte räcker.

Rätt använd sparar en generell arbetsmiljöplan tid utan att tumma på säkerheten. Den är inte en ursäkt för att hoppa över arbetsmiljöarbetet — den är ett sätt att göra det en gång, göra det bra, och sedan använda det resultatet på alla de jobb där förutsättningarna är desamma.

Läs allt om BAS-P och BAS-U här.